Product Communications

Stakeholder von einer PIM-Software überzeugen – so einfach kann’s gehen

Anja Schölhorn
19.05.2021
10 Min

Wer muss überzeugt werden und warum?

Zu zeitaufwendig, zu teuer und unnötig – Produktmanager:innen stoßen oft auf Gegenwind beim Versuch, intern die Einführung einer Software zu begründen. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Stakeholder Sie von einer Software überzeugen müssen und mit welchen Argumenten Sie das tun können.

Sie wollen endlich Schluss machen mit dem Datenchaos, damit Sie effektiver arbeiten und den Fokus endlich auf die wichtigen Dinge legen können? Dann ist die Entscheidung für eine PIM-Software ein konsequenter Schritt in die richtige Richtung. Aber wie finden Ihre Geschäftsführung oder Ihre Vorgesetzten diese Idee? Oft ist es der Fall, dass sie keinen Bedarf an einer neuen Software sehen, weil „die Prozesse ja irgendwie funktionieren“. Dabei wird die Relevanz häufig unterschätzt. Denn Sie wissen genau: Eine PIM-Software bringt immer eine große Zeitersparnis mit sich.

Ihre Herausforderung ist also, das Management und die Stakeholder auf Ihre Seite zu holen, damit Ihr Anliegen mehr Gewicht bekommt. Mit diesen Tipps stärken Sie Ihre Argumentationsgrundlage und bekommen Ihre Vorgesetzten auf Ihre Seite.

1. Anforderungen und Ansprüchen der Stakeholder gleich zu Beginn Beachtung schenken

Noch bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, gilt es die Anforderungen und Ansprüche Ihrer Stakeholder zu berücksichtigen. Machen Sie sich differenzierte Gedanken und sammeln Sie alle Bedürfnisse in einer Liste:

  • Was erwartet die Geschäftsführung von einem PIM-System?
  • Welche Funktionen sind für eine:n Content- oder Produktmanager:in obligatorisch?
  • Was wäre der IT-Abteilung im Rahmen eines Implementierungsprozesses wichtig?
  • Was sagen die Kolleg:innen?

Nachdem Sie das zusammengetragen haben, können Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Software machen, die den Ansprüchen Ihres Unternehmens gerecht wird. Zudem haben Sie gleich einige Argumente in der Hand, die skeptischen Einwänden den Wind aus den Segeln nehmen.

2. Mit blanken Zahlen beeindrucken

Es gibt kaum etwas, das mehr Überzeugungskraft hat als blanke Zahlen. Daher sollten Sie Ihren Vorgesetzten die Kosten, die der Status quo mit sich bringt, vor Augen führen. Thematisieren Sie konkret, wie eine PIM-Software die Arbeitsprozesse effizienter gestaltet – eine Menge Arbeitszeit, die bei der Suche und Pflege von Daten aus verschiedenen Quellen verloren geht, kann dank PIM für wichtigere Dinge genutzt werden. Ein großer Kostenfaktor, der durch fehlerhafte, inkonsistente Daten entsteht, wird komplett aus der Welt geschaffen. Fügen Sie außerdem hinzu, dass sich auch nicht-monetäre Kosten mit der Einführung eines PIM-Systems einsparen lassen: Das sind zum Beispiel eine gesteigerte Arbeitsmoral, weniger Frustrationspotenzial der Kolleg:innen und eine leichtere Integration neuer Mitarbeiter:innen dank standardisierter Arbeitsprozesse.

3. Strategische Ziele aufzeigen – wohin soll die Reise gehen?

Wagen Sie einen Blick in die Kristallkugel! Was sind die strategischen Ziele Ihres Unternehmens? Was soll in Zukunft erreicht werden und wie kann eine Software Ihr Unternehmen dabei unterstützen? Thematisieren Sie zukünftige Herausforderungen und Handlungsfelder Ihres Unternehmens und zeigen Sie auf, dass eine PIM-Lösung eine große strategische Relevanz hat, um diese Ziele zu erreichen. Möchte Ihr Unternehmen im Online-Handel aus der Masse hervorstechen und mit bahnbrechenden Produkterlebnissen Kund:innen begeistern? Dafür sind top gepflegte Daten unumgänglich. Oder liegt der Fokus darauf, durch die Digitalisierung von Produktdatenprozessen Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu standardisieren? Auch da ist eine PIM-Lösung ein Must-have.

Lese-Tipp: Produkterlebnisse von der Zielpersona zur Customer Journey

4. Verbesserung konkreter Prozesse veranschaulichen

Wenn Sie sich bereits dafür entschieden haben, eine PIM-Software zu nutzen, haben Sie sicher auch konkrete Prozesse im Auge, die dadurch verbessert werden können. Zeigen Sie solche Prozesse konkret auf. Erläutern Sie Ihren Vorgesetzten und Stakeholdern, was genau in dem jeweiligen Prozess nicht optimal läuft und wie sich das Problem im Handumdrehen durch den Einsatz einer PIM-Software verbessern lässt.

5. Suchen Sie sich Verbündete

Wie ist die Meinung Ihrer Kolleg:innen? Wünschen sich diese auch eine Lösung, die ihre Arbeitsprozesse vereinfacht oder hätten sie eher Hemmungen, mit einer neuen Software zu arbeiten? Bevor Sie in die Argumentation mit Ihren Vorgesetzten gehen, sollten Sie im Team und in den relevanten Abteilungen einfach mal nachfragen. Das bietet Ihnen auch eine gute Gelegenheit, Ängste und Hemmungen mit Blick auf die Einführung einer neuen Software direkt aus dem Weg zu räumen. Und vielleicht gibt es Kolleg:innen, die bereits Erfahrungen mit einer PIM-Software gemacht haben und Sie mit weiteren Argumenten unterstützen könnten. Ein positiver Rückhalt in Ihrem Team und von Ihren Kollegen wird Ihnen dabei helfen, Ihre Argumente bei Ihren Vorgesetzten zu stützen und diese von der Einführung einer Software zu begeistern.

Wenn Sie diese Vorarbeit geleistet haben, geht es ans Eingemachte: Nun müssen Sie Ihre Geschäftsführung und den CTO überzeugen. Im Folgenden haben wir Ihnen einige Fragen und Antworten zusammengestellt, die Sie bei Ihrer Argumentation unterstützen werden.

Jetzt geht es ans Eingemachte: So überzeugen Sie Ihre Geschäftsleitung /-führung

Machen wir uns nichts vor – die Geschäftsführung ist der härteste Brocken, wenn es darum geht, eine PIM-Software abzusegnen. Eine zusätzliche Software bedeutet gleichzeitig immer eine Investition. Eine Geschäftsführung hat nur ein Ziel: Die Prozesse sollen so effizient wie möglich laufen. Im Gespräch mit der Geschäftsführung werden Fragen und Einwände aufkommen, die sich mit ein paar smarten Antworten im Nu aus dem Weg räumen lassen:

Frage 1: Welche Kosten kommen auf uns zu?

Ihre Antwort: Oder anders gefragt: Welche Kosten spart die Einführung einer PIM-Software? Denn ohne Software entstehen viel mehr Kosten für unser Unternehmen. Automatisierte Prozesse vs. manuelle Routineaufgaben – zu den täglichen To-dos eines Produktmanagers / einer Produktmanagerin gehören wiederkehrende Aufgaben, wie Datenpflege, Überarbeitung aller Produktinformationen, Content-Erstellung und Ausleitung in unterschiedliche Kanäle etc. Bei über 300 Produkten dauert die manuelle Bearbeitung mehrere Wochen. Mit einer Software wie der eggheads Suite werden die Arbeitsschritte dagegen automatisiert. Damit befreien wir uns von unseren größten Zeitfressern. In Relation dazu ist eine Software, die hier unterstützt, nicht teuer und der ROI wird nach kurzer Zeit erreicht. Ein guter Anbieter verkürzt sogar die Implementierungsphase.

Frage 2: Kann ich als Geschäftsführung per Klick Berichte abrufen und Fragen zu Umsatzzahlen eines Produktes selbst beantworten?

Ihre Antwort: Mit einer PIM-Software bekommt die Geschäftsführung zu jeder Zeit einen Gesamtüberblick über alle Produktthemen und kann ihre Entscheidungen aufgrund fundierter Daten treffen.

Frage 3: Wird das Produktmanagement transparenter und effizienter? Werden Produktinformationen schneller in die Verkaufskanäle ausgespielt?

Ihre Antwort: Natürlich, die Rechnung ist ganz einfach! Zentralisierte Produktdaten in einer Software bedeuten:
Höhere Produktivität + Schnellere Ausspielung in die Vertriebskanäle = Mehr Umsatz

Frage 4: Werden die Verantwortlichkeiten und die Aufgaben des Produktmanagements klarer?

Ihre Antwort: Organisations-Chaos erschwert den gesamten Arbeitsprozess und verlangsamt die Time-to-Market enorm. Dem kann eine PIM-Software entgegenwirken. Viele PIM-Software-Lösungen verfügen über ein integriertes Modul, mit dem Aufgaben und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden können. Das schafft nicht nur Klarheit in Bezug auf die Verantwortlichkeiten, sondern beschleunigt all unsere Prozesse.

Frage 5: Hilft uns die Software bei unseren Wachstums- und Internationalisierungszielen?

Ihre Antwort: Für Wachstums- und Internationalisierungsziele ist ein PIM-System sogar unbedingt notwendig. Manuelle Datenpflege, die bei einer internationalen Aufstellung bewerkstelligt werden muss, ist mit den vorhandenen Ressourcen nicht zu händeln. Durch Algorithmen im System werden viele manuelle Prozesse automatisiert. Und nicht nur das. Mit einer PIM-Software wie der eggheads Suite können auch Übersetzungen automatisiert werden.

Alles eine Frage der Technik: So überzeugen Sie Ihren CTO von einer PIM Software

Wenn Sie für die Einführung einer PIM-Software argumentieren, interessiert den Chief Technical Officer nicht, warum die Software nötig ist. Sein Interesse liegt vielmehr auf den Fragen „Wie wird die Software implementiert“ und „Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?“. Daher sollten Sie vor der Argumentation bei Ihrem CTO auch ins Detail gehen können und Anbieter heraussuchen, die bestimmte technische Gegebenheiten mit einschließen. Um Ihren CTO zu überzeugen, sollten Sie nachfolgende Fragen beantworten und sauber argumentieren.

Frage 1: Welche Ressourcen brauchen wir für die Implementierung?

Ihre Antwort: Wir benötigen Kapazitäten für die Ausbildung unseres Teams und für die notwendigen Workshops. Diese Ressourcen müssen wir einplanen oder bei Dienstleistern anfragen. Aber wenn man die Implementierung strukturiert angeht, ist es nur ein kurzer Kraftakt, der langfristig eine riesige Arbeitserleichterung zur Folge hat.

💡 Die Implementierung einer neuen Software ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung – ein Argument, das für die Geschäftsführung oft als K.-o.-Kriterium gilt. Wir bei eggheads haben über 30 Jahre Erfahrung als starker Implementierungspartner. Sie können sich hier unser kostenloses Whitepaper mit einem bewährten Phasenplan und einer praktischen Checkliste herunterladen. Damit haben Sie einen Plan an der Hand, der Ihnen wertvolle Argumente liefert.

Frage 2: Gibt der Anbieter einen klaren Zeitplan für den Implementierungsprozess zur Hand?

Ihre Antwort: Eine neue Software bedeutet erstmal Aufwand. Deshalb unterstützt unser Anbieter verbindlich den Implementierungsprozess. Einen bewährten und strukturierten Phasenplan für die gesamte Implementierung habe ich zur Hand. Gerne können wir im Detail über die einzelnen Schritte sprechen.

Mit eggheads dauert der Implementierungsprozess nur sechs Monate. Denn unsere Software wird ohne Programmieraufwand eingeführt und kann dank des generischen Datenmodells von Ihnen selbst aufgebaut werden. Wir unterstützen Sie tatkräftig mit unserem bewährten Schulungskonzept, der eggheads academy.

Frage 3: Erfüllt die Software alle Datenschutz- und Sicherheitsstandards?

Ihre Antwort: Die Software des Anbieters ist mit gängigen Programmiersprachen und Tools entwickelt worden und läuft auf modernen Betriebssystemen wie Windows oder Linux, die regelmäßig Updates erfahren. eggheads erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist als Organisation sowie als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.

Frage 4: Stellt der Anbieter einen Support für den Datenimport aus bestehenden Tools und Quellen zur Verfügung?

Ihre Antwort: Der Anbieter unterstützt uns tatkräftig beim Datenimport. Ob in Excel oder in unserer bestehenden Software – es spielt keine Rolle, wo unsere Daten liegen, die in die neue, effizientere Software übertragen werden. Ein guter Anbieter unterstützt uns dabei, ein zukunftsfähiges Datenmodell aufzusetzen und stellt einen Support für den Datenimport aus bestehenden Tools und Quellen zur Verfügung.

Frage 5: Brauchen wir spezielle IT-Skills?

Ihre Antwort: Da gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir entscheiden uns für eine SaaS-Lösung und greifen über eine Cloud auf die Software zu. Wenn wir den Betrieb der Software lokal, also On-Premises durchführen wollen, benötigen wir in der IT lediglich Skills in WindowsServer / MS SQL oder LINUX / PostgreSQL.

Frage 6: Wird die Datenqualität erhöht?

Ihre Antwort: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand, der im Produktmanagement entsteht – bei Führungskräften und bei den Mitarbeiter:innen. Prozesse, die wir aktuell im Unternehmen wiederholt „zu Fuß“ gehen (Rohrpost) verursachen Ineffizienzen. Mit einer Software werden Prozesse wie „Excel-Listen schubsen“ automatisiert. Unsere Führungskräfte und auch Kolleg:innen verlieren somit keine Zeit mehr damit und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Sie hilft uns auch, den Produktmanagementprozess zu strukturieren und schneller Umsatz zu generieren. So werden wir in der Organisation produktiver.

Frage 7: Wir haben doch eine ERP-Software. Warum nutzen wir diese nicht?

Ihre Antwort: Die ERP- oder Wawi-Systeme sind nicht für die neuen Anforderungen an personalisierten und segmentierten Produktcontent entwickelt worden. Die Konsequenz ist, dass Prozesse nicht funktionieren, Daten im Chaos verloren gehen und inkonsistent werden sowie unsere Mitarbeiter mehr Arbeitszeit für weniger und qualitativ schlechteren Impact opfern müssen. Das würden wir mit einem PIM-System vermeiden.

Fazit:

Mit einer PIM-Software fährt das gesamte Unternehmen nicht mehr mit angezogener Handbremse. Wir sind überzeugt, wenn Sie unsere Tipps beherzigen, werden Sie Ihre Geschäftsführung und Kolleg:innen zu der Einführung einer neuen PIM-Software bewegen können. Abteilungen erreichen ihre Ziele schneller, wenn diese durch leistungsfähigere Produktmanagementprozesse unterstützt werden. Gewinnen Sie wieder den Fokus auf das Wesentliche: Die Entfaltung Ihrer Produktinformationsdaten.

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