Product Information Management

Schnelle PIM-Einführung – so geht’s

Jannis Lambeck
04.02.2022
7 Min

Struktur und Akzeptanz: mit System zur schnellen PIM-Einführung

„Digital Transformation“ ist ein Thema, das viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt – gerade wenn es um die Produktkommunikation geht. Die E-Commerce-Branche boomt. Um im harten Wettbewerb zu bestehen, müssen Online-Händler mit weitaus größeren Mengen an Produkten, Produktdaten und Produktinformationen zurechtkommen. Da reicht ein ERP-System oft nicht mehr aus. Produkte müssen mit einer Vielzahl an Informationen, Digital Assets und Produktdaten, wie Texte und Medien angereichert und in viele unterschiedliche Kanäle an verschiedene Zielgruppen verteilt werden, und zwar multichannel. Wie meistern Sie diese Herausforderung? Die Lösung liegt auf der Hand: mit einem Produkt-Informations-Management System, kurz PIM.

Ein PIM-System vereinfacht die Arbeit an Ihren Produktdaten enorm. Denn Sie bearbeiten und pflegen Ihre Produktdaten und Informationen abteilungsübergreifend an einer zentralen Stelle. Durch unterschiedliche Schnittstellen zu anderen Systemen können Sie Ihr PIM-System mit weiteren Funktionen wie zum Beispiel automatisierte Übersetzungen anreichern. Kurz gesagt: Ein PIM-System bringt viele Vorteile mit sich, die Ihre Arbeit und die Produktkommunikation Ihres Unternehmens für die Ansprüche von heute wappnen.

Wenn das so ist, wieso haben dann nicht alle Unternehmen und Online-Shop-Betreiber:innen bereits eine PIM-Software? Weil die Implementierung eines PIM-Systems mit einigen Aufwänden verbunden ist, vor denen viele Verantwortliche zurückschrecken.

 

So wird Ihr PIM-Projekt zum Erfolg

Soll eine neue Software im Unternehmen eingeführt werden, sind die Erwartungen oft sehr hoch. Besonders bei einem Product-Information-Management-System erwarten Mitarbeitende schnelle Resultate durch die erhöhte Datentransparenz, schlankere Prozesse und ein effizienteres Datenmanagement. Gleichzeitig pocht die Geschäftsführung auf eine schnelle Umsetzung bei begrenztem Projektbudget. Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, ist es einerseits wichtig, das PIM reibungslos einzuführen und andererseits bei den Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen zu erzeugen.

Unsere Erfahrung zeigt: Durch aktives Einbinden eines Kernteams sowie durch unseren erprobten Trainings-Ansatz der eggheads academy kann ein PIM-System mit wenig Dienstleistungsaufwand und in kurzer Zeit eingeführt werden. Auf welche vier essenziellen Bereiche Sie achten müssen, damit auch Ihr Projekt gelingt, erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen.

 

PIM bedeutet Teamwork: Auf das richtige Projektteam kommt es an

Wenn Sie ein PIM-System erfolgreich einführen wollen, stellen Sie erst Ihre Taskforce zusammen – Ihr Kernteam. Dieses Team bildet das Fundament und damit den ersten wesentlichen Erfolgsfaktor für eine schnelle Projektumsetzung. Für die Teamgröße gilt: So klein wie möglich, so groß wie nötig. Eine PIM-Software ermöglicht in der späteren Anwendung abteilungsübergreifendes Arbeiten bei der Datenpflege. Daher sollte bei der Auswahl des Kernteams das Know-how verschiedener Abteilungen zusammenfließen – vom Marketing bis zum Produktmanagement. Diese Abteilungen sind Experten für die Produktpalette und wissen genau, welche Produktmerkmale Ihre Kund:innen benötigen. Hier lauert der erste Stolperstein für ein erfolgreiches PIM-Projekt. Vergessen Sie nicht die IT frühzeitig zu beteiligen. Oftmals machen Unternehmen den Fehler, die IT-Abteilung erst mitten im Implementierungsprozess an Bord zu holen. Dabei verfügt gerade die IT-Abteilung über spezifisches Fachwissen, von dem Sie bei der Einführung Ihres neuen PIM-Systems profitieren können. Ihre IT-Abteilung weiß meistens am besten über die aktuelle Softwarelandschaft im Unternehmen Bescheid. Bestenfalls binden Sie Ihre IT-Abteilung mit ein, noch bevor Ihr PIM-Projekt beginnt.

Illustration mit acht runden Portraitbildern | eggheads.net

Für eine erfolgreiche Einführung eines PIM-Systems sind auch die vorhanden personellen Ressourcen ein wichtiges Thema. Achten Sie darauf, das Projektteam für den Projektzeitraum zu entlasten. Ohne die nötigen Ressourcen ist Ihr Projekt zum Scheitern verurteilt.

💡 Unser Tipp: Bestimmen Sie feste Wochentage, an denen das Kernteam ausschließlich für die Projektarbeit freigestellt ist, denn auch die Projektdauer hängt maßgeblich von den zur Verfügung stehenden Ressourcen ab.

Zusammenarbeit mit Berater:innen: Holen Sie Profis mit an Bord

Jedes unserer PIM-Projekte ist so einzigartig wie die ganze Produktwelt unserer Kund:innen. Doch eines haben alle Projekte gemeinsam: Es müssen viele Richtungsentscheidungen getroffen werden, bei denen sich schnell Unsicherheit breit macht. Die Korrektur von Fehlentscheidungen ist dabei nicht nur demotivierend für Ihr Team, sondern auch ein gefährlicher Zeitfresser und sollte unbedingt vermieden werden. Doch keine Sorge! Den Weg zum richtigen Datenmodell für Ihre Produkte oder zum passenden Datenpflege-Prozess müssen Sie nicht allein gehen. Ein guter PIM-Anbieter verfügt über eine gute Expertise für eine erfolgreiche Einführung eines PIM. Scheuen Sie sich nicht, Profis mit an Bord zu holen – das erspart Ihnen viel Zeit, Geld und Nerven.

Illustration mit drei professionellen Personenportraits | eggheads.net

Wir bei eggheads setzen seit Jahrzehnten erfolgreich auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Daher kennen wir die Stolpersteine von PIM-Projekten genau. Dabei hat sich eins gezeigt: Eine schnelle PIM-Implementierung geht einher mit einer strukturierten Vorgehensweise – einer Einführung mit System. Nur ein krisenfreies Projekt kann in Top-Zeit gelingen. Daher begleiten unsere erfahrenen Projektmanager:innen Sie mit einem toolbasierten Phasenplan und helfen Ihnen dabei, stets den Überblick zu behalten.

 

Alle sind im selben Boot: Sorgen Sie für Akzeptanz für Veränderung

Die ersten Schritte zur erfolgreichen Einführung Ihres PIM-Systems sind vollbracht: Ihr Projektteam ist sorgfältig zusammengestellt und beginnt im engen Austausch mit Berater:innen mit der Planungs- und Umsetzungsphase Ihres Projekts. Jetzt gilt es, die anfängliche Motivation zu halten und am Ball zu bleiben. Denn mit einem PIM werden sich Prozesse und Workflows für alle Beteiligt grundlegend ändern – und zwar zum Besseren. Eine hohe Akzeptanz gegenüber den anstehenden Änderungen wird die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und den Key-User:innen verbessern und ist so ein Treiber für eine schnelle Projektumsetzung. Schon vor Beginn des Projektes sollten daher alle Beteiligten transparent über die anstehenden Veränderungen informiert werden. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Team und erklären Sie ihm, was sich mit der neuen Software ändern wird und welche Vorteile für die Key-User:innen entstehen. Unsere Erfahrung zeigt sehr deutlich: Für die zentralisierte Datenpflege im PIM, eine moderne Arbeitsumgebung mit konsistenten Produktinformationen und ohne redundante Daten werden die Nutzer:innen ihre bisherigen Excel-Listen gerne aufgeben.

Um auch die letzten Zweifel in Bezug auf ein neues PIM-Systems locker aus dem Weg zu räumen, haben wir für Sie eine Auswahl der wichtigsten Argumente zusammengefasst. In unserer kostenlosen Checkliste erfahren Sie, warum sich eine PIM-Lösung für das ganze Unternehmen lohnt und mit welchen Argumenten Sie Ihre Stakeholder überzeugen.

 

Schulung macht den Meister: Bilden Sie Ihr Kernteam aus

Um die Potenziale Ihres Teams voll auszuschöpfen, sollten alle an einem Strang ziehen und dieselbe Vision verfolgen. Durch frühzeitige Qualifizierung des Kernteams schaffen Sie eine gemeinsame Wissensgrundlage und Sprache, auf deren Basis das Projekt Fahrt aufnehmen kann. Ab dem Rollout des PIM-Systems in die Unternehmensprozesse sollten sich die Nutzerinnen und Nutzer in ihrer Arbeitsumgebung zurechtfinden und wohlfühlen. Eine angemessene Schulung ist dafür essenziell und wird sich lohnen. In unserem Trainingsformat – eggheads academy – bieten wir verschiedene Schulungsmodule an, die sich am Fortschritt des Implementierungsprozesses orientieren. Sprechen Sie Ihre:n Berater:in darauf an und nutzen Sie ihre bzw. seine Erfahrung, um die individuellen Nutzer:innen mit dem benötigten Wissen auszustatten. Die richtige Schulung zur richtigen Zeit garantiert einen konstanten Projektfortschritt und hält den Fokus auf den wichtigen Themen.

 
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Mit System zur reibungslosen PIM-Einführung

Essenziell für eine schnelle PIM-Implementierung ist ein konstanter Projektfortschritt frei von überflüssigen Zwischenfällen. Mit einem strukturierten Phasenplan und einem gut geschulten Kernteam steht einer erfolgreichen Integration eines neuen PIM-Systems in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege.  

Wie genau das perfekte System zur katastrophenfreien Einführung Ihrer neuen Software aussieht, verraten wir Ihnen gern. Laden Sie sich jetzt das Whitepaper und die Checkliste kostenlos herunter.