Product Information Management

PIM-Implementierung: Full-Service-Projekt oder in Eigenregie?

Jannis Lambeck
23.05.2022
7 Min

So wird aus Ihrer PIM-Implementierung eine Erfolgsstory

Nicht zuletzt die Coronakrise hat uns einen entscheidenden Turbo-Boost in puncto Digitalisierung verpasst: «Das Momentum der Krise nutzen.» – dies machen sich viele Unternehmen zur Devise und treiben die Digitalisierung ihrer Prozesse immer weiter voran. Die Implementierung von Product-Information-Management-Software (kurz PIM) ist dabei ein wesentlicher Schritt, um sich für den Wettbewerb unserer digitalen Welt zu rüsten. Aber was ist ein PIM überhaupt?

Kurz gesagt: Ein PIM dient als zentrale Datendrehscheibe für all Ihre Produktdatenprozesse. Dabei werden alle Daten und Informationen aus Eingangskanälen, wie zum Beispiel einem ERP-System, im PIM eingespielt, dort verwaltet und im Nachgang in die relevanten Ausgangskanäle ausgespielt.

Grafik mit Begriffen rund um PIM | eggheads.net

Durch die Digitalisierung ihrer Produktdaten und -informationen sind Unternehmen in der Lage, die Schnittstellen zu Shops und Kanälen automatisiert und in Echtzeit zu bedienen. Erst durch eine solche Transformation gelingt es Unternehmen, weltweit die Potenziale der Digitalisierung voll zu nutzen und ihren Product Content effizient und zielgerichtet an ihre Kund:innen zu bringen.

Die Herausforderung dabei: Mit der Installation eines PIM-Systems ist es nicht getan. Die Umstellung auf eine intelligente Softwarelösung fordert mehr: Ein Projekt mit dem Ziel, neue Prozesse zu gestalten, Konzepte zu entwickeln und diese erfolgreich zu implementieren. Unterstützung versprechen dabei zahlreiche Servicepartner. Diese werben damit, die komplette Implementierung als sogenannten Full Service für Sie zu übernehmen. Doch ist das nötig? Können Sie und Ihr Team das nicht auch selbst?

Sie können! Welches Implementierungsmodell zu Ihnen passt, hängt dabei ganz von Ihren individuellen Bedürfnissen und Fähigkeiten ab. Mit dem richtigen Konzept und einem guten Fahrplan lässt sich Ihr Projekt schnell und kostengünstig realisieren. Worauf Sie bei der Wahl zwischen Full Service, Teilservice oder der Implementierung in Eigenregie unbedingt achten sollten, erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen.

 

Full-Service-Projekt oder Eigenregie – die wichtigsten Unterschiede

Bei einem Full-Service-Projekt wird ein Unternehmen damit beauftragt, die Implementierung für Sie zu übernehmen. Ihr Partner führt die komplette Einführung und Umstellung in die neue Softwareumgebung für Sie durch. Dabei kann es sich direkt um den Softwarehersteller handeln oder um einen Servicepartner, dessen Kerngeschäft die Durchführung von Software-Einführungsprojekten ist.

Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: Sie schonen interne Ressourcen – die bekanntlich immer knapp sind – und arbeiten mit Expert:innen des Systems zusammen. Durch jahrelange Erfahrung kennen die Partner die Kniffe im Verlauf einer PIM-Implementierung und lassen diese Weitsicht von Projektbeginn an in die Gestaltung der Softwareumgebung einfließen. Das lassen sich die Anbieter selbstverständlich entsprechend honorieren, wodurch Full Service als das teuerste Modell gilt.

Der wichtigste Unterschied ist jedoch: Sie geben das Steuer ab! Im Zweifel in die Hand eines Unternehmens, das Ihr Produktportfolio und die damit verbundenen Prozesse nur oberflächlich versteht. Die fehlenden Lenkungsmöglichkeiten eines Full-Service-Projekts bringen daher verschiedene Herausforderungen und Risiken mit sich. Werden neue Prozesse und Workflows von außen diktiert, kann es passieren, dass Ihre Mitarbeitenden weniger Akzeptanz für die Umstellung aufbringen. Entstehen die Ideen für neue Prozesse hingegen direkt in den Teams, erkennen diese den Mehrwert und freuen sich auf die neue Softwareumgebung. Außerdem liegt das Know-how für Anpassungen und Umstellungen nicht bei Ihnen, wodurch eine Abhängigkeit zum Implementierungspartner entsteht – selbst über das Projektende hinaus.

Full Service: Die Vor- und Nachteile

+ Interne Ressourcen werden geschont
+ Servicepartner sind Experten für das technische Potenzial des Systems
+ Servicepartner verfügen über Projekterfahrung und Best Practice
Full Service ist kostenintensiv
Servicepartner kennen Ihre Organisationsstruktur nicht
Wenig Lenkungsmöglichkeiten
Abhängigkeit von Servicepartnern bei Anpassungen
Know-how-Verlust nach Projektende

 

Implementierungsprojekt in Eigenregie

Bei der selbstständigen PIM-Implementierung sitzen Sie am Steuer. Ihr besonderer Vorteil: Die verschiedenen Abteilungen selbst haben essenzielles Wissen über ihr PIM-System. Und darauf kommt es bei einer PIM-Implementierung an. Allen voran das Produktmanagement, dessen Fachgebiet die Anforderungen an technische Daten sind – vom eigenen Katalog bis hin zu E-Commerce-Partnern. Das Marketing weiß genau, wie die Produkte in Online-Shops durch Texte und Digital Assets glänzen. Eine zentrale Rolle im Projektteam hat die IT inne. Mit ihrem Wissen über die bisherige Softwarelandschaft legen sie den Grundstein für zukünftige Schnittstellen zu anderen Systemen. Zuletzt braucht es noch die richtige projektverantwortliche Person und Ihre Taskforce zur Implementierung ist komplett.

Was in selbst durchgeführten Projekten immer wieder zum Problem werden kann: Bei der Gestaltung von neuen Softwarelösungen gibt es gerade zu Beginn viele richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Und hier kommt der große Nachteil für die Implementierung in Eigenregie zum Tragen: Denn so schleichen sich schnell Unsicherheiten und Fehler ein. Diese kosten wertvolle Zeit sowie Ressourcen und können die Motivation im Team dämpfen. Was Ihnen nun fehlt, ist ein Experte oder eine Expertin für die Gestaltung und Implementierung Ihres Systems mit dem richtigen und individuellen Fahrplan für Sie im Gepäck. Kurzum: Die beste Lösung für eine erfolgreiche PIM-Implementierung ist ein bisschen von beidem: Expertenwissen von Servicepartnern zusammen mit dem fundierten internen Know-how aus Ihrem Unternehmen.

Bei eggheads haben wir ein Konzept entwickelt, das das Beste aus beiden Welten verbindet. Unser Implementierungskonzept bietet die perfekte Synergie aus Full Service und Ihrem Branchen-Know-how. Bevor wir Ihnen unserer Serviceportfolio im Detail vorstellen, hier alle Vor- und Nachteile der Implementierung in Eigenregie auf einen Blick.

Implementierungsprojekt in Eigenregie: Die Vor- und Nachteile

+ Wertvolles internes Wissen über Produktportfolio
+ Sie werden zu Expert:innen für Ihr System
+ Eigene Prozesse gestalten und leben
+ Know-how bleibt im Unternehmen
+ Hohe Akzeptanz bei der Software-Umstellung
Keine Best-Practice-Erfahrungen
Unsicherheiten bei Entscheidungen
Unerkannte Potenziale des neuen Systems

 

Das Beste aus beiden Welten: Das Hybrid-Modell

Bei der Hybrid-Lösung arbeitet Ihr Projektteam eng mit Software-Expert:innen zusammen. In gezielten Lenkungsmeetings profitieren Sie vom Wissen und Best-Practices, gleichzeitig wird das Projektbudget geschont. Aus der aktiven Mitgestaltung Ihres Teams resultieren gelebte Prozesse und zufriedene Anwender:innen. Die Erfahrung zeigt: Die hybride Lösung erweist sich als besonders krisensicher, weil sie sowohl eine hohe Akzeptanz als auch kontinuierliche Fortschritte gewährleistet.

Wir bei eggheads haben uns als Aufgabe gesetzt, Sie zu befähigen, damit Ihr PIM-Projekt gelingt. Dazu bieten wir eine Alternative zu Full Service, indem wir Ihr ganzheitliches Branchenwissen mit unserer jahrzehntelangen PIM-Erfahrung verbinden. So gestalten wir gemeinsam eine Lösung, die zu Ihren Bedürfnissen passt und Ihren Produktdaten die Aufmerksamkeit garantiert, die sie verdienen. Unser speziell entwickelter Phasenplan liefert dabei im ganzen Projektverlauf die nötige Orientierung. So kommen Sie nicht vom Pfad ab und haben die nächsten To-dos immer im Blick.

Illustration mit zwei Personen die etwas an einem Whiteboard planen | eggheads.net

Durch diese Vorgehensweise werden kontinuierlich kleine Erfolge erzielt, die Ihr Team motivieren und am Ball halten. Um nachhaltige Ergebnisse zu garantieren, sind die eggheads-Trainings eng mit den verschiedenen Projektphasen verknüpft. Ausgestattet mit dem richtigen Wissen zur richtigen Zeit, wird Ihr Projektteam alle Herausforderungen der Implementierung gekonnt meistern. Für knifflige Fragen oder technische Wünsche steht Ihnen unser Beratungsteam jederzeit zur Seite. Mit dieser Starthilfe wird Ihr Projekt Fahrt aufnehmen und an Effizienz gewinnen. Und das Beste ist: Das gesamte Know-how und alle wichtigen Informationen bleiben in Ihrem Unternehmen. So werden Sie zum Experten und können Ihr PIM-System auch nach Projektende nach Ihren Wünschen gestalten – ganz unabhängig von Ihren Partnern. Natürlich sind wir auch über das Projektende hinaus weiterhin für unsere Kund:innen da! Wir bei eggheads sehen uns als langfristige Partner und begleiten unsere Kund:innen bedarfsorientiert bei ihrer digitalen Transformation, damit sie aus ihren Produktdaten und -informationen das Maximum herausholen.

Best Practice für schnelle PIM-Implementierung

Gemeinsam mit unserem Kunden STEINEL Normalien AG ist es uns gelungen, das eggheads PIM mit minimalem Dienstleistungsaufwand einzuführen.

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