Product Information Management

6 Experten-Tipps für eine erfolgreiche PIM-Auswahl

Kai Warmus
06.07.2022
6 Min

Darauf sollten Sie bei der PIM-Auswahl achten

Sie haben sich dazu entschieden ein PIM-System einzuführen? Herzlichen Glückwunsch! Diese Entscheidung legt das Fundament für die Digitalisierung Ihrer Produktdatenprozesse. Darin stecken eine Menge Chancen und Möglichkeiten für Ihr Unternehmen. Doch ist dies auch eine strategische Entscheidung, die viele Veränderungen interner Prozesse mit sich bringt. Die PIM-Auswahl sollte also gut überlegt sein. Hier gibt es einiges zu beachten: Wer ist der richtige Anbieter? Welches System passt zu Ihrem Unternehmen? Wie finden Sie die richtige Software und welchen Anforderungen muss diese entsprechen? Fragen über Fragen, die es vorab zu beantworten gilt. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen nützliche Tipps, damit Sie bei der Auswahl eines geeigneten PIM-Systems die richtige Entscheidung treffen.

 

Tipp 1: Mit strategischem Weitblick die richtigen Entscheidungen treffen

Bei all der Vorfreude auf das Ende von Datensilos und den Beginn digitalisierter und automatisierter Prozesse dürfen Sie nicht außer Acht lassen, dass die Einführung eines PIM-Systems ein umfangreiches Projekt ist, das gut geplant werden muss. Denn Sie nehmen ein System mit weitreichenden Funktionen in Betrieb, dass Sie im besten Fall jahrelang nutzen wollen.

Im Sinne einer nachhaltigen Auswahl sollten Sie sich dies unbedingt vor Augen führen und mit beachten, um ein Gesamtpaket zu kalkulieren.

Bevor es richtig losgeht, stellen Sie sich folgende Frage: Was wollen wir als Unternehmen und was brauchen wir? Um diese zu beantworten, sollten Sie Ihren Fokus auf die Interessensgruppen und späteren Anwender:innen des zukünftigen PIM-Systems legen.

 

Tipp 2: Ermitteln Sie die Anforderungen der Anwender:innen an das System

Bevor Sie eine Auswahl treffen, schauen Sie sich als einer der ersten Schritte im Unternehmen um. Denn Sie sollten unbedingt wissen, wer von einem exzellenten Produktdaten-Management profitieren würde und was dessen Anforderungen sind.

Im günstigsten Fall haben Sie bereits ein PIM oder ein ähnliches System im Einsatz, was abgelöst werden soll. So können Ihnen die aktuellen User:innen viel Input zu den Anforderungen aus Sicht der Anwender:innen geben. Damit schlagen Sie auch gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Denn hier finden Sie alle internen Unternehmensteile, die später aktiv im System arbeiten werden. Das ist eine der wichtigsten Interessengruppen, wenn es um die Akzeptanz eines neuen Systems geht.

Klassische Unternehmensbereiche, die aktiv im PIM arbeiten, sind das Marketing sowie das Content- und Produktmanagement, und auch die IT. In einigen Unternehmen ist auch der Sales-Bereich aktiv im PIM tätig.

 

Tipp 3: Nicht vergessen: Nicht nur aktive Anwender:innen haben Ansprüche an das PIM-System

Neben den tatsächlichen Anwender:innen gibt es die unternehmensinternen Interessent:innen. Dies sind Interessengruppen, die nicht aktiv im System arbeiten werden, aber Daten aus dem System benötigen. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese Gruppen und deren Anforderungen bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters oft vernachlässigt oder gar vergessen werden. Für ein späteres Projekt birgt das hohe Risiken. Denn ist der Bedarf dieser Gruppe nicht bekannt, fehlen Ihnen Projektziele in Form von Umsetzungs- und Zeitzielen. Kommen diese während des Implementierungs-Projektes ans Tageslicht, verursacht das mehr Kosten. Im Worst Case bemerken Sie den Bedarf erst nach Projektabschluss und damit mitten im Betrieb.

Zu diesen Interessengruppen gehören Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrieb, Verkauf oder Groß- und Handelskundengeschäft, da sie auf sehr gute und genaue Produktdaten in jeglicher Form angewiesen sind. Aber auch Mitarbeiter:innen im Helpdesk oder Support zählen zu den unternehmensinternen Interessengruppen, da sie bei Rückfragen durch Kund:innen oder Fachberater:innen auf exakte Produktdaten zurückgreifen müssen.

Und dann wären da noch die externen Interessentengruppen, wie zum Beispiel Großhändler, Großkunden, Niederlassungen oder Auslandsgesellschaften. Auch wenn diese keinen Einblick in Ihr PIM haben, ist es sinnvoll den Bedarf, deren Probleme und Anforderungen zu kennen, um eine fundierte Entscheidung für den passenden PIM-Anbieter zu treffen.

💡 Ein umfassender Überblick ist entscheidend
Wenn Sie die Anforderungen aller Interessengruppen gut recherchieren, kommen Sie nahezu an einen perfekten Überblick in Form einer Gesamtanforderung an den PIM-Anbieter für Ihr Unternehmen. Damit bekommen Sie ein realistisches Gefühl für die Gesamtgröße des Projektes. Vergessen Sie hier Gruppen, ist es für Sie und die späteren Dienstleister sehr schwer den Scope des Projektes zu definieren.

Tipp 4: Denken Sie in Use Cases, um Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf Produktdaten zu definieren

Eine der absoluten Kernfragen für die erfolgreiche PIM-Auswahl ist die Frage: Was braucht Ihr Unternehmen in Bezug auf Produktdaten, -informationen und -content? Dabei ist es sinnvoll in Use Cases und nicht in Funktionen zu denken, um zu ermitteln, welche Anwendungsbereiche in Ihrem Unternehmen von der neuen PIM-Software abgedeckt sein müssen. Doch was ist überhaupt ein Use Case?

Use Cases beschreiben das Verhalten eines Systems aus Sicht der Anwender:innen. Sie beschreiben keine Funktion, sondern einen Prozess und das Ziel, das erreicht werden soll. Es geht darum, ein Verständnis der Interaktion zwischen den User:innen und einem System ganzheitlich zu betrachten und daraus funktionale Anforderungen und entsprechende Testfälle abzuleiten. Ein guter PIM-Anbieter muss Ihnen die Umsetzungsmöglichkeiten Ihrer Anforderungen aufzeigen und bereits im Auswahlprozess viele Fragen zu Ihren Use Cases stellen. Das zeigt Ihnen, dass der Anbieter Sie genau verstehen möchte, um Ihr Projekt bestmöglich zu kalkulieren.

 

Tipp 5: Funktionen sind nicht alles – legen Sie den Fokus auf die Prozesse, die unterstützt werden sollen

Vergessen Sie nicht: Eine PIM-Software soll Nutzen stiften. Ihre Aufgaben sollen damit schneller, besser, sicherer und einfacher erfüllt werden. Eine PIM-Software ist dazu da, damit Sie definierte Ziele erreichen.

Wenn Sie bei der PIM-Auswahl Ihren Fokus auf die Funktionen der angebotenen PIM-Systeme legen, könnten Ihnen wesentliche Punkte entgehen. Denn eine Funktionsliste umfasst nicht Ihre Prozesse, die mit einer PIM-Software unterstützt werden müssen. Diese gibt Ihnen keinen Aufschluss über das Gesamtbild.

Das Zusammenspiel der Funktionen und der damit zu unterstützenden Prozesse bleibt außerhalb der Betrachtung und unbeantwortet. Im schlimmsten Fall entscheiden Sie sich auf dieser Grundlage für eine PIM-Software, die von den Anwender:innen nicht akzeptiert wird, weil das System einen geringen Nutzen bietet.

 

Tipp 6: Beachten Sie, welche Lösung Ihr potenzieller Anbieter im Hinblick auf die Softwareeinführung bietet

Die Einführung einer neuen Software stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Dabei müssen Sie sicher gehen, wie das Know-how in Ihrem Unternehmen ist und, wie viele Ressourcen Sie zur Implementierung bereitstellen können. Können Sie eine Software-Implementierung in Eigenregie durchführen oder benötigen Sie die Unterstützung von Expert:innen? In unserem Blogbeitrag „PIM-Implementierung: Full-Service-Projekt oder in Eigenregie?“ geben wir Ihnen einen Überblick über die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Herangehensweisen zur PIM-Einführung. Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass dieser das richtige Service-Modell und Ausbildungskonzept für Ihre Bedürfnisse anbietet. Denn Sie wollen doch schnellstmöglich Expert:in in Ihrem neuen System werden und es reibungslos nutzen. Wenn Sie diesen Punkten Beachtung schenken, steht einer fundierten Entscheidung für Ihren perfekten PIM-Anbieter nichts mehr im Wege.

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